Wer sieht welches Telefonbuch

• Für Kundenadmin
• Für Reseller

Ein Telefonbuch kennt zwei Wege, Zugriff zu geben. Sie schließen sich nicht aus, sondern addieren sich — und genau daran scheitern die meisten Verständnisfragen.

Die zwei Wege

	Standard-Zugriff	Einzelzuweisung
Wo	Dialog Telefonbuch bearbeiten, Feld Standard für alle Nutzer	Detailseite des Telefonbuchs, Reiter Mitglieder
Für wen	alle aktuellen und künftigen Nutzer des Mandanten	genau die Personen, die Sie eintragen
Werte	Aus (nur zugewiesene) · Lesen · Lesen & Schreiben	je Person Nur lesen oder Lesen & Schreiben
Typischer Fall	das zentrale Firmen-Telefonbuch	eine Kundenliste, die nur der Vertrieb sehen soll

Standard-Zugriff setzen

1. Im linken Menü Telefonbücher öffnen.
2. In der Zeile des Telefonbuchs das Menü (drei Punkte) öffnen, Bearbeiten wählen.
3. Unter Standard für alle Nutzer den Wert wählen:
   • Aus (nur zugewiesene) — niemand außer den Mitgliedern.
   • Lesen — alle Nutzer des Mandanten sehen das Buch.
   • Lesen & Schreiben — alle Nutzer dürfen es zusätzlich ändern.
4. Speichern.

Im Portal steht unter dem Feld: „Gilt für alle aktuellen und künftigen Nutzer des Mandanten; explizite Zuweisungen ergänzen das.“

Ergebnis prüfen

In der Telefonbuch-Liste trägt die Spalte Mitglieder jetzt zusätzlich ein Abzeichen: Alle · Lesen beziehungsweise Alle · Schreiben. Steht dort keins, ist der Standard auf Aus gesetzt.

Die 0 bei „Zentrale“ heißt nicht, dass niemand Zugriff hat — das Abzeichen daneben gibt allen Nutzern Lesezugriff.

Einzelne Personen zuweisen

1. Das Telefonbuch öffnen und auf den Reiter Mitglieder wechseln.
2. Oben rechts auf Mitglied hinzufügen klicken.
3. Personen in der Liste anhaken. Der Schalter Schreibrecht für neue Mitglieder legt fest, mit welchem Recht neu Hinzugefügte starten.
4. Speichern. Es erscheint Mitglieder aktualisiert.
5. Das Recht einer bereits eingetragenen Person ändern Sie direkt in ihrer Zeile über die beiden Schaltflächen Nur lesen und Lesen & Schreiben.
6. Zum Entfernen die Schaltfläche ganz rechts in der Zeile. Es erscheint Mitglied entfernt.

Solange niemand eingetragen ist, steht in der Tabelle: „Noch keine Mitglieder. Klicke oben rechts auf „Mitglied hinzufügen“.“

Die Regel, die alles erklärt

Hat eine Person auf beiden Wegen Zugriff, gilt das weiter reichende Recht. Rangfolge: Lesen & Schreiben ist mehr als Lesen, Lesen ist mehr als kein Zugriff.

Daraus folgt der Punkt, der am häufigsten überrascht:

Eine Einzelzuweisung kann den Standard nicht einschränken, nur erweitern.

Steht der Standard auf Lesen & Schreiben, hilft es nichts, eine einzelne Person auf Nur lesen zu setzen — sie darf trotzdem schreiben, weil der Standard ihr das ohnehin schon erlaubt. Wenn nur bestimmte Leute schreiben sollen, setzen Sie den Standard auf Lesen (oder Aus) und vergeben das Schreibrecht einzeln.

Darum blendet das Portal im Reiter Mitglieder auch einen Hinweis ein, sobald ein Standard gesetzt ist: „Zusätzlich haben alle Nutzer dieses Mandanten Lese-Zugriff (Standard).“ — damit eine leere Mitgliederliste nicht als „niemand hat Zugriff“ missverstanden wird.

Standard-Zugriff oder Einzelzuweisung?

Nehmen Sie den Standard, wenn das Telefonbuch die ganze Firma angeht und neue Kolleginnen und Kollegen es automatisch bekommen sollen. Der große Vorteil: Sie müssen beim Anlegen eines Benutzers nicht daran denken.

Nehmen Sie Einzelzuweisungen, wenn der Inhalt nicht alle etwas angeht — die Liste der Bestandskunden, private Durchwahlen der Geschäftsführung, Nummern aus einem Projekt. Preis dafür: Bei jedem neuen Benutzer müssen Sie die Zuweisung nachziehen.

Beides zusammen ist der übliche Endzustand für ein Firmenbuch: Standard auf Lesen für alle, dazu eine Handvoll Personen mit Lesen & Schreiben, die es pflegen.

Nicht sinnvoll ist der umgekehrte Versuch, mit Einzelzuweisungen etwas zurückzunehmen — siehe die Regel oben.

Gilt der Standard auch für andere Mandanten?

Nein. Der Standard wirkt ausschließlich innerhalb desselben Mandanten. Ein Nutzer eines anderen Kunden bekommt dadurch nie Zugriff — auch dann nicht, wenn derselbe Reseller beide Kunden betreut.

Admins sind ein eigener Fall: Kundenadmins sehen und verwalten alle Telefonbücher ihres Mandanten unabhängig von Mitgliedschaft und Standard. Was welche Rolle darf, steht in Rollen und Rechte.

Wenn es nicht klappt

• Ein Nutzer sieht das Telefonbuch nicht. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Steht ein Standard? Ist die Person Mitglied? Hat der Client seitdem abgeglichen? Der letzte Punkt braucht meist nur ein paar Minuten, siehe Verzeichnis fehlt oder ist leer.
• Ein Nutzer darf schreiben, obwohl er auf „Nur lesen“ steht. Der Standard steht auf Lesen & Schreiben. Standard herabsetzen, dann wirkt die Einzelzuweisung.
• Sie wollen Zugriff für ein Tischtelefon, nicht für einen Nutzer. Das ist ein anderer Mechanismus: Telefonbuch-URL fürs Tischtelefon.