Outlook-Kontakte einbinden

• Für Nutzer
• Gilt für Beide Betriebsarten

Phoneari kann die Kontakte aus Ihrem Outlook mitlesen. Sie erscheinen dann in der Kontaktsuche und lösen den Namen zu einer anrufenden Nummer auf — genau wie ein Telefonbuch, nur eben von Ihrem Rechner.

Nur unter Windows

Die Outlook-Anbindung gibt es ausschließlich unter Windows und nur mit dem klassischen Outlook. Unter macOS steht an dieser Stelle im Programm nur der Satz „Nur unter Windows verfügbar.“

Voraussetzungen

• Windows mit installiertem, klassischem Outlook.
• Ein eingerichtetes Outlook-Profil (Outlook muss schon einmal gelaufen sein).
• Phoneari und Outlook laufen mit denselben Rechten — also am besten beide ohne „Als Administrator ausführen“.

Schritte

1. Öffnen Sie Einstellungen → Telefonbücher, Abschnitt „Lokale Outlook-Kontakte“.
2. Setzen Sie das Häkchen „Outlook-Kontakte einlesen“.
3. Klicken Sie auf „Jetzt synchronisieren“.
4. Nach dem Abgleich steht in der Statuszeile „<n> Einträge · Zuletzt synchronisiert: …“ und eine Meldung „Outlook synchronisiert“ erscheint.

Meist müssen Sie gar nichts tun

Erkennt Phoneari beim Start ein erreichbares Outlook und Sie haben den Schalter nie angefasst, schaltet es sich von selbst ein. Der Abschnitt trägt dann die Kennzeichnung „auto-aktiv (Outlook erkannt)“ und den Hinweis „Automatisch aktiviert, weil Outlook erkannt wurde. Zum Deaktivieren das Häkchen entfernen.”

Ergebnis prüfen

• Im Bereich Kontakte erscheint in der Quellenauswahl der Eintrag „Outlook“.
• Ein Anruf von einer Nummer, die nur in Outlook steht, zeigt jetzt den Namen — im Anruf-Fenster und in der Anrufliste.

Was gelesen wird — und was nicht

Gelesen werden ausschließlich Kontakte, und nur lesend. Je Kontakt kommen an:

• Name
• Firma
• die Rufnummern geschäftlich, mobil, privat und weitere

Kontakte ohne Namen oder ohne jede Rufnummer werden übersprungen.

Nicht gelesen werden E-Mails, Termine, Aufgaben oder E-Mail-Adressen.

Nichts davon verlässt Ihren Rechner

Der Text im Programm ist eindeutig: „Sie erscheinen nur lesbar in der Kontaktsuche und lösen Anrufernamen auf — rein lokal, nichts wird zum Server übertragen.“ Die Outlook-Kontakte werden nicht zu Phoneari hochgeladen, nicht auf andere Geräte synchronisiert und erscheinen in keinem Telefonbuch des Unternehmens.

Sie können die Outlook-Einträge deshalb auch nicht in Phoneari bearbeiten — sie sind Ihre Outlook-Daten, gepflegt wird in Outlook.

Intervall und Grenzen

Abgleich alle	60 Minuten (Voreinstellung)
Zusätzlich	einmal beim Start des Programms und beim Öffnen der Kontaktsuche
Von Hand	Knopf „Jetzt synchronisieren“
Höchstzahl Kontakte	5.000
Ordnertiefe	Kontaktordner samt Unterordnern, bis acht Ebenen tief

Das Intervall steht im selben Reiter unter „Automatische Synchronisation“, Feld „Automatische Synchronisation alle (Minuten)“ (mindestens 5). Es gilt zugleich für die zugewiesenen und die externen Telefonbücher. Eine Änderung „greift nach App-Neustart.”

Wenn es nicht klappt

Phoneari benennt den Fall inzwischen genau. Die häufigsten Meldungen:

Meldung	Was zu tun ist
„Outlook ist auf diesem Rechner nicht installiert.“	Outlook installieren — oder die Kontakte über ein Telefonbuch vom Server bereitstellen lassen.
„Das neue Outlook stellt keine Schnittstelle für lokale Kontakte bereit.“	In Outlook oben rechts auf das klassische Outlook zurückschalten.
„Outlook ist gerade beschäftigt und antwortet nicht (meist ein offenes Dialogfenster in Outlook).“	Das offene Fenster in Outlook schließen, dann erneut synchronisieren.
„Outlook lässt sich nicht ansprechen, weil Phoneari und Outlook mit unterschiedlichen Rechten laufen.“	Beide Programme gleich starten, am besten ohne Administratorrechte.
„Outlook hat kein nutzbares E-Mail-Profil.“	Outlook einmal starten und das Profil einrichten.
„Outlook ist nicht verfügbar (nur unter Windows mit installiertem Outlook).“	Sie sind nicht unter Windows, oder Outlook fehlt.

Weitere Fälle:

• „Outlook lieferte 0 Kontakte — der bisherige Bestand bleibt erhalten.“ → Der Abgleich hat funktioniert, aber nichts geliefert. Phoneari übernimmt einen leeren Stand nicht von selbst, damit Ihre Kontakte nicht verschwinden. Haben Sie tatsächlich alle Outlook-Kontakte gelöscht, erzwingen Sie die Leerung mit „Jetzt synchronisieren”.
• Outlook-Kontakte tauchen in der Liste nicht auf → Die Quellenauswahl steht auf „Persönlich“ oder einem einzelnen Telefonbuch. „Outlook“-Einträge erscheinen nur bei „Alle“ oder bei der Quelle „Outlook“.
• Alles andere: Verzeichnis fehlt oder ist leer

Alternative ohne Outlook

Sollen mehrere Kolleginnen und Kollegen dieselben Kontakte sehen, ist ein Telefonbuch der bessere Weg — es wird zentral gepflegt und synchronisiert auf alle Geräte. Siehe Telefonbücher benutzen und Telefonbücher anlegen.