Die Nebenstelle verstehen

• Für Nutzer
• Für Kundenadmin
• Gilt für Beide Betriebsarten

In Phoneari ist die Nebenstelle die Telefonie-Identität — nicht der Nutzer. Wer das einmal verstanden hat, weiß sofort, warum ein frisch angelegter Mitarbeiter zwar Kontakte sieht, aber keinen Anruf zustande bringt.

Was eine Nebenstelle ist

Eine Nebenstelle ist der Eintrag, an dem alles Telefonische hängt. Sie gehört dem Unternehmen, nicht der Person, und trägt unter anderem:

• Anzeigename — wie die Nebenstelle in der Verwaltung heißt, z. B. „Empfang EG“
• Durchwahl — die Nummer, unter der die Nebenstelle an Ihrer Telefonanlage erreichbar ist
• Modell (optional) — das Telefonmodell, z. B. „Yealink T54W“
• SIP-Server — die Telefonanlage; standardmäßig der firmenweite PBX-Host, pro Nebenstelle überschreibbar
• Tischtelefon-Steuerung — Zugangsdaten des Phoneari-Steuerzugangs, die ins Telefon eingetragen werden
• Softphone-Zugangsdaten — SIP-Passwort für das Softphone im Client
• Zugeordneter Nutzer — wer diese Nebenstelle benutzt
• Registrierungsstatus — Online oder Offline, mit dem Zeitpunkt „zuletzt gesehen“

Eine Nebenstelle braucht mindestens einen Nutzungsweg: Tischtelefon-Steuerung oder Softphone. Ohne beides lässt sie sich nicht speichern.

Ein Nutzer, höchstens eine Nebenstelle

Die Zuordnung ist strikt eins zu eins:

• Ein Nutzer kann höchstens eine Nebenstelle besitzen.
• Eine Nebenstelle kann höchstens einem Nutzer zugeordnet sein.
• Beim Zuweisen bietet das Portal deshalb nur Nutzer an, die noch keine eigene Nebenstelle haben — und nur Nebenstellen, die noch frei sind.

Anleitung: Nutzer zuweisen.

Was daraus folgt

Ein Nutzer ohne Nebenstelle kann nicht telefonieren. Er kann sich anmelden, seine Kontakte pflegen und Telefonbücher lesen — aber der Client hat keine Telefonie-Identität, mit der er wählen oder Anrufe annehmen könnte. Im Portal steht dann unter Mein Telefon ausdrücklich, dass keine Nebenstelle zugewiesen ist.

Die Betriebsart kommt von der Nebenstelle. Ob der Client ein Tischtelefon steuert oder selbst zum Telefon wird, entscheidet sich an den Wegen, die an der Nebenstelle eingerichtet sind — siehe Tischtelefon oder Softphone.

Ein Nutzerwechsel ist ein Zuordnungswechsel. Verlässt jemand das Unternehmen, bleibt die Nebenstelle bestehen — sie gehört zum Telefon bzw. zur Durchwahl, nicht zur Person. Der neue Mitarbeiter bekommt dieselbe Nebenstelle zugewiesen und telefoniert unter derselben Durchwahl weiter. Am Telefon selbst muss dafür nichts neu eingerichtet werden.

Zugangsdaten liegen an der Nebenstelle, nicht am Konto. Das Passwort des Portal-Kontos hat mit der Telefonie nichts zu tun. Umgekehrt ändert ein neues SIP-Passwort nichts an der Anmeldung am Portal.

Schnelltest bei „telefonieren geht nicht“

Öffnen Sie Mein Telefon. Steht dort eine Durchwahl, ein Gerät und ein Status? Dann ist die Nebenstelle da, und die Ursache liegt woanders. Steht dort der Hinweis auf die fehlende Zuweisung, ist genau das die Ursache — dann hilft nur der Administrator.

Die Kürzel TT und SP hinter der Leitung nennen die eingerichteten Wege. „Nicht zugeordnet“ heißt: Die Nebenstelle ist noch frei und lässt sich zuweisen.

Weiterlesen

• Übersicht und Aufbau — wie Nebenstellen im Portal verwaltet werden
• Die Haupt-Leitung — die Leitung, über die Gespräche laufen
• Tischtelefon einrichten
• Softphone einrichten
• Status prüfen — Online/Offline und was der Status aussagt