Telefonbücher nutzen
- Für Nutzer
- Für Kundenadmin
Telefonbücher sind die gemeinsamen Kontakte Ihres Unternehmens. Sie gehören nicht Ihnen, sondern dem Unternehmen: Ein Administrator legt sie an und entscheidet, wer sie sieht und wer darin schreiben darf. Jedes Telefonbuch gehört genau einem Unternehmen; kundenübergreifende Telefonbücher gibt es nicht.
Im Portal
Abschnitt betitelt „Im Portal“In der Seitenleiste steht die Gruppe „Telefonbücher“ mit jedem Telefonbuch, das Ihnen zugewiesen ist. Ist Ihnen keines zugewiesen, finden Sie dort nur den Eintrag „Übersicht“.
- Übersicht — ein Kartenraster aller zugewiesenen Telefonbücher. Jede Karte trägt das Kennzeichen „Lesen & Schreiben“ oder „Nur lesen“.
- Ein Telefonbuch öffnen — Sie sehen die Kontakte wie in Ihrer eigenen Liste. Ohne Schreibrecht steht darüber der Hinweis „Nur Lesezugriff. Änderungen sind deaktiviert.“
Ist Ihnen noch kein Telefonbuch zugewiesen, steht auf der Übersicht:
„Noch keine Telefonbücher zugewiesen“ — „Sobald dir ein Telefonbuch zugewiesen wird, erscheint es hier.“
Nur lesen oder auch schreiben
Abschnitt betitelt „Nur lesen oder auch schreiben“Das Schreibrecht wird bei der Zuweisung festgelegt:
| Kennzeichen | Was Sie dürfen |
|---|---|
| „Nur lesen“ | alle Einträge sehen und suchen; nichts ändern |
| „Lesen & Schreiben“ | Kontakte anlegen, ändern und löschen — für alle anderen Nutzer des Telefonbuchs sichtbar |
Administratoren haben in den Telefonbüchern ihres Unternehmens immer Schreibrecht.
Die Kontaktfelder sind dieselben wie bei Ihren persönlichen Kontakten — siehe Eigene Kontakte pflegen.
Im Client
Abschnitt betitelt „Im Client“Der Desktop-Client zeigt jedes zugewiesene Telefonbuch als eigene Kategorie neben „Alle“, „Persönlich“ und „Outlook“. Beim Blättern erscheinen die Telefonbücher in alphabetischer Reihenfolge zwischen „Persönlich“ und „Outlook“. In der Liste tragen sie den Hinweis „Nur lesbar“ bzw. „Schreibzugriff“.
Der Abgleich läuft standardmäßig alle 15 Minuten. Ein frisch angelegter oder geänderter Kontakt erscheint im Client also nicht zwingend sofort. Das Intervall ist eine zentrale Einstellung („Verzeichnis-Sync-Intervall (Minuten)“, Standard 15, einstellbar von 1 bis 1440).
Warum ein Telefonbuch nicht auftaucht
Abschnitt betitelt „Warum ein Telefonbuch nicht auftaucht“Ein Telefonbuch sehen Sie nur, wenn es Ihnen zugewiesen wurde. Der Standard-Zugriff eines neuen Telefonbuchs ist „NONE“ — ohne ausdrückliche Zuweisung und ohne gesetzten Standard-Zugriff sieht ein Nutzer nichts. Das ist die mit Abstand häufigste Ursache und keine Störung.
Was zu tun ist:
- Prüfen Sie im Portal die Übersicht der Telefonbücher. Steht dort „Noch keine Telefonbücher zugewiesen“, fehlt die Zuweisung.
- Wenden Sie sich an Ihren Administrator. Er vergibt den Zugriff unter Telefonbuch-Zugriff vergeben.
- Ist die Zuweisung vorhanden und das Telefonbuch trotzdem nicht im Client: Warten Sie den nächsten Abgleich ab (siehe oben) — und arbeiten Sie dann Verzeichnis fehlt durch.
Weiterlesen
Abschnitt betitelt „Weiterlesen“- Woher die Kontakte kommen — die vier Quellen im Vergleich
- Eigene Kontakte pflegen — die Felder im Einzelnen
- Telefonbuch-Zugriff vergeben — für Administratoren
- Telefonbücher anlegen — für Administratoren
- Suche und Namensauflösung — welche Quelle wann greift