Telefonbuch oder Kontakte fehlen

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„Das Telefonbuch ist weg“ bedeutet je nach Gerät etwas völlig anderes. Klären Sie zuerst, welcher der beiden Fälle vorliegt — die Ursachen haben nichts miteinander zu tun.

Fall A: Im Portal oder in der Desktop-App fehlt ein Telefonbuch.
Fall B: Das Tischtelefon zeigt das Telefonbuch nicht oder erkennt Nummern nicht.

Ein dritter, eigener Fall ist Outlook, das keine Kontakte liefert — siehe unten.

Fall A: Telefonbuch fehlt in Portal oder Client

1. Ist das Telefonbuch überhaupt zugewiesen?

Ein Telefonbuch erscheint nur bei Nutzern, die Zugriff darauf haben. Sehen Sie unter /app/phonebooks diesen Leerzustand, ist nichts zugewiesen:

Noch keine Telefonbücher zugewiesen

Sobald dir ein Telefonbuch zugewiesen wird, erscheint es hier.

Dasselbe gilt in der Desktop-App: Die Kategorie-Auswahl über der Kontaktliste zeigt nur Telefonbücher, die Ihnen zugewiesen sind.

2. Standard-Zugriff steht auf „NONE“

Das ist die häufigste Ursache auf Administratorseite: Ein neues Telefonbuch hat standardmäßig den Standard-Zugriff „NONE“. Ohne ausdrückliche Zuweisung und ohne gesetzten Standard-Zugriff sieht kein Nutzer das Telefonbuch — auch wenn Kontakte darin stehen.

Was zu tun ist: Im Portal beim Telefonbuch entweder einzelnen Nutzern Zugriff zuweisen oder den Standard-Zugriff setzen. Details: Zugriff auf Telefonbücher.

3. Abgleich abwarten — 15 Minuten

Frisch zugewiesen und noch nicht sichtbar? Verzeichnisse werden im Client standardmäßig alle 15 Minuten abgeglichen. Warten Sie einen Durchgang ab oder melden Sie sich im Client einmal ab und wieder an.

4. Schreibrecht statt Sichtbarkeit prüfen

Das Telefonbuch ist da, aber Änderungen sind grau? Dann ist es als „Nur lesen“ zugewiesen. Im Portal steht dazu der Hinweis „Nur Lesezugriff. Änderungen sind deaktiviert.“, in der Karte des Telefonbuchs das Badge „Nur lesen” bzw. „Lesen & Schreiben“.

Fall B: Das Tischtelefon zeigt das Telefonbuch nicht

Das Tischtelefon holt das Telefonbuch über eine eigene Telefonbuch-URL vom Server. Diese URL ist bewusst ohne Anmeldung erreichbar und stattdessen durch einen langen Token in der Adresse geschützt. Deshalb gibt es hier keine Antworten wie „nicht berechtigt“ — die beiden Fehlerfälle sind andere.

1. Token falsch abgetippt

Ist der Token in der URL falsch geschrieben, antwortet der Server mit

validation failed

Was zu tun ist: Die Telefonbuch-URL im Portal erneut kopieren und vollständig, ohne Zeilenumbruch und ohne zusätzliche Leerzeichen, ins Telefon einsetzen.

2. Token unbekannt oder abgeschaltet

Gibt es den Token nicht (mehr) oder wurde die URL abgeschaltet, antwortet der Server mit

directory not found

Was zu tun ist: Im Portal prüfen, ob die Telefonbuch-URL noch aktiv ist, und gegebenenfalls die aktuelle URL erneut ins Telefon eintragen.

Details: Telefonbuch-URL und Telefonbuch am Yealink.

3. Das Telefon zeigt Einträge, erkennt aber Nummern nicht

Dann passt meist das Nummernformat nicht zu dem, was Ihre Telefonanlage liefert. Die Telefonbuch-URL kennt dafür den Parameter fmt mit vier möglichen Werten:

Wert	Wirkung
`all`	Standard: alle drei Varianten unten
`intl`	internationale Schreibweise mit Pluszeichen
`intl00`	internationale Schreibweise mit doppelter Null
`national`	nationale Schreibweise mit führender Null

Am Beispiel der Nummer +49 30 1234567 entstehen daraus:

intl → +49301234567
intl00 → 0049301234567
national → 0301234567
all → alle drei Varianten

Ein ungültiger Wert für fmt wird abgelehnt.

Bleiben kurze interne Durchwahlen unerkannt, liegt es an der Vergleichslogik und nicht am Telefonbuch: Nummernformate.

Outlook liefert 0 Einträge

Die Outlook-Einbindung gibt es nur unter Windows mit installiertem Outlook, und sie ist rein lokal: Nichts davon wird zum Server übertragen. Die Einstellung finden Sie im Client unter Einstellungen → Telefonbücher → „Lokale Outlook-Kontakte“ mit dem Häkchen „Outlook-Kontakte einlesen“. Auf macOS steht dort „Nur unter Windows verfügbar.“

Der Client meldet den Grund im Klartext. Diese Meldungen gibt es:

„Outlook ist nicht verfügbar (nur unter Windows mit installiertem Outlook).“

„Outlook ist auf diesem Rechner nicht installiert.“

„Das neue Outlook stellt keine Schnittstelle für lokale Kontakte bereit. In Outlook oben rechts auf das klassische Outlook zurückschalten — oder die Kontakte über ein Telefonbuch vom Server bereitstellen lassen.“

„Outlook ist gerade beschäftigt und antwortet nicht (meist ein offenes Dialogfenster in Outlook). Das Fenster schließen und erneut synchronisieren.“

„Outlook lässt sich nicht ansprechen, weil Phoneari und Outlook mit unterschiedlichen Rechten laufen (eines der beiden als Administrator). Beide Programme gleich starten, am besten ohne Administrator-Rechte.“

„Outlook hat kein nutzbares E-Mail-Profil. Outlook einmal starten und das Profil einrichten, danach erneut synchronisieren.“

Liefert ein Abgleich 0 Kontakte, obwohl vorher welche vorhanden waren, meldet der Client:

„Outlook lieferte 0 Kontakte — der bisherige Bestand bleibt erhalten.“

Der bereits eingelesene Bestand wird in diesem Fall also nicht gelöscht.

Gelesen werden aus Outlook Name, Firma und die Nummern „geschäftlich“, „mobil“, „privat“ und „weitere“. Details: Outlook-Kontakte.

Ergebnis prüfen

Fall A: Das Telefonbuch erscheint in /app/phonebooks und in der Kategorie-Auswahl der Desktop-App.
Fall B: Das Tischtelefon zeigt die Einträge im Telefonbuch-Menü, und ein eingehender Anruf wird mit Namen statt nur mit Nummer angezeigt.
Outlook: Die Kategorie „Outlook“ erscheint in der Kontaktliste des Clients und enthält Einträge.

Wenn es nicht klappt

Meldungstexte nachschlagen: Fehlerkatalog
Verstehen, welche Quelle was liefert: Kontaktquellen
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