Glossar

• Für Nutzer
• Für Kundenadmin
• Für Reseller
• Für IT
• Gilt für Beide Betriebsarten

Nachschlagewerk, kein Lesetext. Die Begriffe heißen hier genauso wie im Portal. Wer einen Begriff alphabetisch sucht oder eine ältere Bezeichnung kennt, findet ihn im Stichwortverzeichnis.

Telefonie-Identität

Nebenstelle — Der Eintrag, an dem in Phoneari alles Telefonische hängt: Durchwahl, SIP-Server, Zugangsdaten und der zugeordnete Nutzer. Sie gehört dem Unternehmen, nicht der Person. Ein Nutzer ohne Nebenstelle kann nicht telefonieren.

Durchwahl — Die Nummer, unter der eine Nebenstelle an der Telefonanlage erreichbar ist. Zusammen mit dem SIP-Server ergibt sie die Leitung. Ohne Durchwahl ist eine Nebenstelle nicht wählbar.

Anzeigename — Der Name, unter dem eine Nebenstelle in der Verwaltung geführt wird, zum Beispiel „Empfang EG“. Er beschreibt den Platz, nicht die Person.

Modell — Das Telefonmodell einer Nebenstelle, zum Beispiel „Yealink T54W“. Optionale Angabe, die nur der Zuordnung im Alltag dient.

Haupt-Leitung — Die Leitung einer Nebenstelle, über die Gespräche geführt und gesteuert werden. Sie entsteht aus Durchwahl und SIP-Server und muss innerhalb eines Unternehmens eindeutig sein.

SIP-Server — Die Adresse der Telefonanlage, an der eine Nebenstelle angemeldet ist. Standard ist der firmenweit hinterlegte Wert; je Nebenstelle lässt er sich überschreiben. Nicht zu verwechseln mit dem Phoneari-Steuerzugang.

Telefonanlage (PBX) — Die Anlage, die Gespräche vermittelt. Phoneari ersetzt sie nicht, sondern steuert Telefone und liefert Kontaktdaten dazu.

SIP — Das Protokoll, mit dem Telefone und Softphones sich an einer Telefonanlage anmelden und Gespräche aufbauen.

Registrierung — Die Anmeldung eines Telefons oder Softphones an einem SIP-Server. Erst nach erfolgreicher Registrierung ist ein Gerät erreichbar.

Registrierungsstatus — Die Anzeige Online oder Offline an einer Nebenstelle, ergänzt um den Zeitpunkt „zuletzt gesehen“. Sie bezieht sich ausschließlich auf den Tischtelefon-Steuerzugang, nicht auf das Softphone.

Zugeordneter Nutzer — Das Konto, das eine Nebenstelle benutzt. Die Zuordnung ist strikt eins zu eins: ein Nutzer hat höchstens eine Nebenstelle, eine Nebenstelle höchstens einen Nutzer.

Erlaubte Methode — Die Einschränkung an einer Nebenstelle, welche Nutzungswege zulässig sind: „Frei (Tischtelefon & Softphone)“, „Nur Tischtelefon” oder „Nur Softphone“.

Softphone-Zugangsdaten — Benutzername und Passwort, mit denen sich das Softphone im Client an der Telefonanlage anmeldet. Sie liegen an der Nebenstelle und haben mit dem Portal-Passwort nichts zu tun.

Effektiver SIP-Benutzername — Der Benutzername, mit dem sich das Softphone tatsächlich anmeldet. Er ergibt sich aus der Nebenstelle; das Portal zeigt ihn unter „Mein Telefon“ bewusst nicht an.

Transport — Der Übertragungsweg einer SIP-Verbindung, üblicherweise UDP, TCP oder TLS. Der Phoneari-Steuerzugang verwendet TCP.

Betriebsarten und Steuerung

Telefonie-Modus — Die Betriebsart eines Nutzers: Tischtelefon oder Softphone. Sie steht unter „Mein Telefon“ und kann vom Administrator fest vorgegeben werden.

Tischtelefon-Modus — Der Client steuert ein vorhandenes Tischtelefon. Das Gespräch läuft über das Telefon; der Client wählt, nimmt an, hält und übergibt.

Softphone-Modus — Der Client ist selbst das Telefon. Das Gespräch läuft über den Rechner mit Headset oder Mikrofon und Lautsprecher.

Tischtelefon — Ein physisches SIP-Telefon am Arbeitsplatz, das an der eigenen Telefonanlage angemeldet ist und von Phoneari gesteuert wird.

Softphone — Die Telefonfunktion im Phoneari-Client, die sich selbst an der Telefonanlage anmeldet.

CSTA — Ein Standard zur Anrufsteuerung: Ein Programm erteilt einem Telefon Befehle wie Wählen, Annehmen, Halten oder Übergeben.

uaCSTA — Die Variante von CSTA, die diese Befehle über eine SIP-Verbindung überträgt. Auf diesem Weg steuert Phoneari Tischtelefone.

uaCSTA-Steuerzugang — Ein eigenes SIP-Konto von Phoneari, das zusätzlich zum Konto der eigenen Telefonanlage im Telefon eingetragen wird. Es zeigt immer auf sip.phoneari.app, Port 5060, TCP, und dient ausschließlich der Steuerung.

CSTA Control — Die Einstellung im Telefon, die Fernsteuerung überhaupt erst erlaubt. Ist sie aus, weist das Telefon die Steuerverbindung ab und bleibt in Phoneari „Offline“.

Anrufsteuerung

Anruf-Fenster — Das kleine Fenster, das der Client bei einem Anruf einblendet. Es zeigt Nummer und — soweit auflösbar — den Namen und bietet die Anrufaktionen an.

Halten — Ein laufendes Gespräch pausieren, ohne aufzulegen. Der Gesprächspartner hört Wartemusik oder Stille, bis das Gespräch fortgesetzt wird.

Beratene Übergabe — Eine Übergabe mit Rückfrage: Man hält den Anrufer, ruft den Kollegen an, kündigt das Gespräch an und verbindet erst dann.

Blinde Übergabe — Eine Übergabe ohne Rückfrage: Das Gespräch wird sofort an die Zielnummer weitergereicht, ohne dass vorher gesprochen wird.

Heranholen (Pickup) — Einen Anruf annehmen, der bei einem anderen Apparat klingelt.

Pickup-Präfix — Die firmenweit hinterlegte Ziffernfolge, die vor die Durchwahl gesetzt wird, um einen dort klingelnden Anruf heranzuholen. Der Wert kommt von der Telefonanlage.

Schnellwahl — Als Favorit markierte Kontakte, die der Client gesondert anzeigt. Bei mehreren Treffern für dieselbe Nummer gewinnt ein Schnellwahl-Kontakt bei der Namensauflösung.

BLF (Besetztlampenfeld) — Die Anzeige, ob ein Kollege gerade telefoniert. Nur im Softphone-Modus verfügbar — im Tischtelefon-Modus meldet der Client nichts an der Telefonanlage an.

BLF-Extension — Ein Feld am Kontakt für die Kennung, die für die Besetztanzeige beobachtet werden soll, etwa eine SIP-Klingel oder eine Trunk-Nebenstelle. Phoneari reicht den Wert nur durch.

Rufumleitung — Das Umleiten eingehender Anrufe auf ein anderes Ziel. Standardmäßig abgeschaltet; erscheint erst nach Freischaltung für das Unternehmen.

Nicht stören — Der Zustand, in dem eingehende Anrufe nicht signalisiert werden. Gehört zur Rufumleitung und ist ebenfalls standardmäßig abgeschaltet.

Anrufliste — Die Liste der geführten, angenommenen und verpassten Anrufe mit Nummer, Richtung, Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis. Sie enthält keine Gesprächsinhalte und wird standardmäßig nach 90 Tagen gelöscht.

Kontakte und Verzeichnisse

Telefonbuch — Ein vom Unternehmen gepflegter Kontaktbestand. Er gehört genau einem Kunden und wird Nutzern zugewiesen; zusätzlich kann er als Feed an Tischtelefone ausgeliefert werden.

Telefonbuch-Zuweisung — Die ausdrückliche Freigabe eines Telefonbuchs an einen Nutzer, entweder „Nur lesen“ oder „Lesen & Schreiben“.

Standard-Zugriff — Das Recht, das für alle Nutzer eines Unternehmens ohne eigene Zuweisung gilt. Standardwert ist „NONE“ — dann sieht ein Nutzer das Telefonbuch nicht.

Standard-Telefonbuch — Das firmenweit vorgegebene Telefonbuch, das der Client standardmäßig öffnet. Nutzer können es in ihren eigenen Einstellungen überschreiben.

Standard-Kontakt-Speicherort — Die firmenweite Vorgabe, wohin der Client neue Kontakte standardmäßig legt: „Persönliche Kontakte“, „Telefonbuch“ oder „Nicht festgelegt“.

Persönliche Kontakte — Der private Kontaktbestand eines Nutzers. Nur er selbst sieht und pflegt ihn; auch Administratoren haben darauf keinen Zugriff.

CTI-Verzeichnis — Ein extern gepflegtes Verzeichnis, das über eine Adresse eingebunden und Nutzern zugewiesen wird. Für Nutzer ist es immer nur lesbar; die Adresse selbst wird verschlüsselt gespeichert.

Outlook-Kontakte — Die lokal aus Outlook eingelesenen Kontakte. Nur unter Windows, nur lesbar, und ausschließlich auf dem Rechner — es wird nichts zum Server übertragen.

Telefonbuch-URL — Die Adresse, unter der ein Telefonbuch als Feed für Tischtelefone abrufbar ist. Sie läuft über api.phoneari.app und wird im Telefon als Remote-Telefonbuch eingetragen.

Directory-Token — Der lange Zufallswert in der Telefonbuch-URL. Er ist der einzige Schutz des Feeds und darf deshalb nicht weitergegeben werden.

Nummernformat — Die Schreibweise, in der Nummern im Telefonbuch-Feed ausgeliefert werden, gesteuert über den Parameter fmt: all, intl, intl00 oder national.

E.164 — Die internationale Schreibweise einer Rufnummer mit führendem Pluszeichen und Landesvorwahl, zum Beispiel +49301234567.

Namensauflösung — Der Vorgang, aus einer Rufnummer einen Namen zu machen. Der Client sucht zuerst in den lokalen Kontakten, dann in CTI-Verzeichnissen und Outlook; der Server sucht nur in persönlichen Kontakten und lesbaren Telefonbüchern.

Suffix-Treffer — Der Rückfall beim Nummernvergleich: Zwei Nummern gelten auch dann als gleich, wenn ihre letzten sieben Ziffern übereinstimmen. Kurze interne Durchwahlen müssen deshalb exakt passen.

Abfrage bei unbekanntem Anrufer — Die Nachfrage nach dem Gespräch, wenn die Nummer in keiner Quelle gefunden wurde. Der eingegebene Name wird als neuer Kontakt gespeichert; läuft der Countdown ab, wird nichts gespeichert.

Blocklist — Die Liste gesperrter Nummern eines Unternehmens. Ein Anruf von dort klingelt bei niemandem im Unternehmen.

Abgleich (Sync) — Der regelmäßige Datenaustausch zwischen Client und Server: Kontakte, Telefonbücher, Verzeichnisse und Einstellungen. Standardmäßig alle 15 Minuten.

Mandanten, Rollen und Konten

Mandant — Eine abgetrennte Dateneinheit im System: ein Reseller oder ein Kunde. Über Mandantengrenzen hinweg gibt es keinen Zugriff.

Kunde — Das Unternehmen als Mandant, mit eigenen Nutzern, Nebenstellen, Telefonbüchern und Einstellungen.

Slug — Die Kurzkennung eines Mandanten in der Adresse, zum Beispiel /c/musterfirma. Erlaubt sind Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche.

Reseller — Ein Partner, der eigene Kunden betreut, anlegt und abrechnet.

Eigenkunde — Der Mandant, der automatisch zu jedem Reseller gehört. Seine Mitglieder sind zugleich die Nutzer des Resellers. Er lässt sich vom Reseller nicht löschen.

Rolle — Die Berechtigungsstufe eines Kontos. Jedes Konto hat genau eine: Nutzer, Kundenadmin oder Reseller-Admin.

Nutzer — Die Rolle für den Arbeitsplatz. Sie umfasst ausschließlich die eigenen Daten: Kontakte, Telefon, Statistik, Konto, Sitzungen und Support.

Kundenadmin — Die Rolle, die ein Unternehmen verwaltet: Benutzer, Nebenstellen, Telefonbücher, Blocklist und Einstellungen.

Reseller-Admin — Die Rolle, die alle Kunden eines Resellers verwaltet und für sie alles tun kann, was ein Kundenadmin kann.

Anmelde-Code — Der sechsstellige Einmalcode, den Phoneari auf Wunsch per E-Mail schickt. Er ist der Standardweg zur Anmeldung, gilt 10 Minuten und erlaubt fünf Versuche.

Microsoft-Anmeldung — Die Anmeldung über ein Microsoft-Geschäfts- oder -Schulkonto. Es wird dabei nie ein Konto neu angelegt: Es muss bereits ein Phoneari-Konto mit derselben E-Mail-Adresse geben.

Domänen-Auto-Login — Die Anmeldung des Windows-Clients ohne Passwort über ein per Gruppenrichtlinie verteiltes Firmen-Geheimnis und den Windows-Benutzernamen. Für Konten mit Administrationsrechten oder aktivem zweiten Faktor gilt sie nicht.

Zwei-Faktor-Authentifizierung — Die zusätzliche Absicherung mit einem sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App. Wiederherstellungscodes gibt es nicht.

Sitzung — Eine bestehende Anmeldung auf einem Gerät. Sie führt IP-Adresse, Geräteangabe, erste Anmeldung und letzte Aktivität und lässt sich jederzeit beenden.

Onboarding — Das Erstlauf-Fenster des Desktop-Clients. Ob es erscheint, gibt der Administrator über das Häkchen „Onboarding für Nutzer anzeigen“ vor.

Betrieb, Client und Abrechnung

Client-Einstellungen Standard — Die firmenweiten Vorgabewerte für die Einstellungen des Desktop-Clients. Sie greifen, solange ein Nutzer nichts eigenes gewählt hat.

Gesperrte Einstellung — Eine zentral vorgegebene Einstellung, die der Nutzer im Client nicht mehr ändern kann.

Auto-Update — Das selbsttätige Laden und Installieren neuer Programmversionen. Es gibt es nur unter Windows; unter macOS wird von Hand installiert.

Kanal — Die Update-Linie, aus der der Client Versionen bezieht: der reguläre Kanal oder der Testkanal (Beta) mit noch nicht allgemein freigegebenen Versionen.

Lizenz — Die Abrechnungseinheit: ein aktiver Benutzer in einem Kalendermonat. Gezählt wird pro Benutzer, nicht pro Nebenstelle und nicht pro Gerät.

Lizenzfrei — Das Merkmal eines Kunden, für den keine Lizenzen berechnet werden. In der Nutzungsübersicht steht dort 0 Euro.

Nutzungsübersicht — Die Monatsansicht des Resellers mit Kunde, Preis je Lizenz, aktiven Benutzern und Nettobetrag, samt CSV-Export.

Abrechnungsänderung — Die Gegenüberstellung des laufenden Monats mit dem Vormonat: was sich an Lizenzen und Beträgen ändert und warum.

Treiber — Das einzelne Ereignis, das eine Abrechnungsänderung auslöst, zum Beispiel „Nutzer neu“, „Nutzer deaktiviert“ oder „Preis geändert“.

Diagnoseprotokoll — Das Protokoll des Clients, das bei der Fehlersuche hilft. Zugangsdaten werden vor dem Senden entfernt.

Erweiterte Diagnose (Live-Debug) — Ein Zeitfenster von zwei Stunden, in dem der Support die Protokolle des Clients mitliest. Der Client zeigt das in einem Banner an, der sich nicht wegklicken lässt.

Gast-Ticket — Eine Support-Anfrage ohne Konto über das öffentliche Formular. Sie wird erst nach dem Klick auf den Bestätigungslink bearbeitet.

Bestätigungslink — Der Link aus der E-Mail zu einem Gast-Ticket. Er bestätigt die Adresse und ist zugleich der einzige Zugang zum Ticket-Verlauf.

AVV — Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er ist nicht Teil der Zustimmung beim ersten Login, sondern wird gesondert bereitgestellt.

Datenexport — Der Download aller über eine Person gespeicherten Daten als JSON-Datei nach Art. 15/20 DSGVO. Er wird sofort erzeugt, ohne Link und ohne Frist.

Aufbewahrung — Die Zeitspanne, nach der Daten automatisch gelöscht werden, zum Beispiel 90 Tage für die Anrufliste. Die Werte stehen unter Was Phoneari speichert.

Freigeschaltete Funktion — Eine Funktion, die erst sichtbar wird, wenn sie für das Unternehmen aktiviert wurde. Standardmäßig abgeschaltet sind unter anderem Rufumleitung, Voicemail, Ring-Gruppen, Anrufaufzeichnung und die Anmeldung mit Microsoft.

Weiterlesen

• Stichwortverzeichnis — alphabetisch, mit älteren Bezeichnungen
• Die Nebenstelle verstehen
• Tischtelefon oder Softphone
• Fehlerkatalog